簽准才能辦?

 

一般老闆(主管)都強調有充分授權,但員工(部屬)卻總認為授權不足,看似非常主觀的各說各話,仍有客觀之量化指標,即簽准才能辦的比率高低,可明確衡量出授權程度。若次一層部屬公文超過20﹪需轉呈簽准才能辦,即是授權不足(標準化不夠),當有彼此努力提升的空間。

人與人相處,究竟信任比較多,還是不信任多?相信大家直覺會認為不信任較多,但仔細想一想,其實應是信任佔絕大多數,只是不信任留下之印象非常強烈深刻,讓人誤以為都是不信任。不論坐車走路、讀書閱報、看戲唱歌、買東賣西、就診治病、求神問卜、...,絕大多數不會懷疑有人加害。

再請問:目前企業的情境是積極興利較好,抑是消極防弊較佳?相信大多數會贊成積極興利,但實際作為卻防弊大於興利;仔細探討的結果,發現並非不願,而是習慣使然,習焉不察罷了。若再加上舊制未改,簽核成癮,電腦化形同虛設,唯有待面臨危機時逼得打破陳規了。

在快魚吃慢魚的環境中,凡事簽准才能辦,不但緩不濟急,也未必切合時需,恐怕會先機盡失,坐以待斃。但又擔心欲速不達,甚至翻車,如何兩全其美?首先探討『簽准』的目的旨在避免營私舞弊、不當錯誤,並找出最佳方案。

因此並非事事需要簽准,凡已標準化、電腦化、例行無誤之事務,授權第一線承辦者執行,須達80﹪以上,此乃企業能否健全成長之關鍵;唯標準及電腦不可能也不需要盡備,可授權第二線主管依職掌判行,此部分約佔15﹪;若連職掌亦難以規範,則由第三線主管依政策目標決行,此部分當在5﹪以下。

不用擔心,雖然不用簽准就可執行,但仍可以核備、會知或彙總週(月)報等方式事後審查,若有不當,還有修訂餘地。與其件件目不暇給亂簽,或閉著眼蓋章,甚至請秘書代勞,(不)見樹不見林,何不好整已暇看月結總表,抓出異常來管即可。

一張二百萬的水、電費單需簽至哪一層(可以不付或晚付嗎?)、一千萬的訂購單需簽至哪一層(按MRP展開之需求可以不買嗎?)、價值千萬之出貨單需簽至誰才能放行(簽的人有核對嗎?)、合約一定要簽至企業負責人嗎(為何保險公司之業務員或櫃台員即可辦理?)、...,可見許多僵化、防弊的思維仍未解放,結果卻是老化愈深、弊失更多,還不覺悟嗎?!

 

 

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